מאת: רמי שמש

מארגנים אירוע המוני? אירוע חברה או מופע ענק, תחת כיפת השמיים או במקום סגור? לפני שאתם מתחילים במסע התכנונים וההכנות הכנו לכם רשימה חשובה של דברים שאתם צריכים לדעת ולקחת בחשבון לפני שאתם מתחילים בתהליך של הפקת האירוע. היכן ניתן לחסוך והיכן לא, על מה אסור לוותר, וכמה זמן צריך לתכנן. להלן רשימה של מספר טיפים שיעזרו לכם לטפל באירוע שלכם טוב יותר. לקרוא ולהפנים.

1. בחירת המקום

בחירת מקום מקום שיש בו רישיון עסק יכולה לחסוך לכם בזמן ומשאבים. אך במידה ומצאתם את המקום המתאים לאירוע מבחינת גודל, כמות המוזמנים והאווירה המתאימה לאירוע שלכם ואין למקום רישיון אל דאגה. להוציא רישיון לאירוע חד פעמי אינה משימה כ"כ קשה, יתכן שדווקא מקום ללא רישיון או מקום תחת כיפת השמיים יתאים לכם מאוד. ולכן כדאי להשקיע את המאמץ להוצאת הרישיון.

2. תכנון האירוע

חלק חשוב ביותר. רצוי לערוך סיור שטח בכדי לראות מקרוב את כל הליקויים והדברים המגבילים באתר, כדאי לתכנן מראש כניסות ויציאות ואזורי חניה, חשוב לשים לב לעצים, קווי מתח גבוה וכד'. כמו כן יש לקחת בחשבון נושאים כמו הגשת אלכוהול, מזון ומוזיקה אשר דורשים אישורים מיוחדים. לאחר שתכננתם את האירוע, אתם תדעו בדיוק אילו רישויים אתם צריכים לבקש:

מוסיקה באירוע

כיום בעידן המודעות לסביבה, הרשויות מאוד רגישות לנושא של רעש, למען הגנה על תושביהם. חוק העזר העירוני אינו מאפשר קיום אירועים תחת כיפת השמיים באזורים של מגורים. ההמלצה שלנו היא לתכנן את האירוע כך שקבלת הפנים והמזון יהיה תחת כיפת השמיים ואילו הריקודים אם ניתן יתקיימו באולם סגור. מצב זה יכול להתקבל טוב יותר ע"י הרשויות.

אלכוהול

עקב אירועי אלימות קשים שפקדו את מדינתנו בתקופה האחרונה המשטרה שמה לה למטרה למגר את נגע האלכוהול וישנן כיום דרישות מחמירות ביותר לגבי אירועים שבהם מוגש אלכוהול. כלל ראשון הוא הצבת שילוט האוסר על מכירת משקאות אלכוהוליים למי שטרם מלאו לו 18 שנה. כמו כן המשטרה אינה מאפשרת הגשת משקאות בכוסות זכוכית (למעט אירועים פרטיים) או בבקבוקים אלא בכוסות פלסטיק בלבד. באירועים בהם מוגשים משקאות משכרים המשטרה לעיתים דורשת גידור אזור הבר ויצירת מתחם שהכניסה אליו מתאפשרת רק עם הצגת ת.ז. וסינון גיל הנכנסים למתחם. דבר זה מתקיים באירועי ענק גדולים ובאירועי חוצות אך אינו קיים באירועים פרטיים קטנים. אם תיקחו זאת בחשבון בעיצוב האירוע תוכלו לחסוך עוגמת נפש ולהפוך את ההגבלה ליתרון עיצובי מעניין באירוע.

מזון

מזון באירוע הינו אלמנט רגיש מאוד ומשרד הבריאות מחמיר בו מאוד. באירועים בהם מוגש מזון הן מזון המבושל במקום והן המגיע מחברת קייטרינג מסודרת, צריך יועץ מזון שילווה את האירוע מהרגע שהמזון מגיע לאתר ועד שאחרון המנות מוגש לאורחים. חברות הקייטרינג מספקות כיום יועצי מזון משלהן, וניתן לסגור זאת עמן מראש ובכך לחסוך בעלויות, אך אנו ממליצים כי יועץ המזון יהיה מטעם חברת ההפקה ולא מטעם חברת הקייטרינג בכדי שיהיה פיקוח ואכיפה נאותים של יועץ המזון המחויב למפיק ולא לחברת הקייטרינג. כך לא נוצר מצב שחברת הקייטרינג תפקח על עצמה אלא גורם חיצוני מטעם ההפקה מפקח עליה.

חשוב מאוד לעבוד עם חברת קייטרינג מאושרת בעלת רישיון יצרן משום שדבר זה מבטיח כי חברת הקייטרינג נמצאת תחת פיקוח של משרד הבריאות וזה מצמצם מאוד את האפשרות לכשל בנושא אבטחת מזון או חלילה הרעלה המונית.

3. תוכנית מדידה של השטח

ראשית צריך להכין תוכנית מדידה של השטח. לעיתים לבעל המקום יש תוכנית כזו ואז אתם מסודרים. במידה ולא ניתן לפנות למשרדי בטיחות וותיקים שכבר טיפלו באירוע באותו מקום ויש להם כבר את השטח מדוד. דבר יכול לחסוך לכם כמה מאות שקלים.

4. תוכנית הבטיחות

שרטוט המקום והוספה של כל הפריטים: במות, טריבונות, מסכים וכו', בנוסף לכל סידורי הבטיחות הנדרשים, לדוגמת חניה, גידור, שערים, כניסות ויציאות.

לתוכנית יש לצרף מסמך בכתב מטעם גורם מקצועי אשר מפרט את כל פרטי האירוע וסידורי הבטיחות.

5. 5. רישוי האירוע

ישנם 3 גופים עיקריים שיש להגיש להם את תוכנית הבטיחות לאישור: העירייה, המשטרה וכיבוי אש. לאחר הגשה ותשלום האגרות הדרושות אתם תקבלו הנחיות ודרישות עד אשר תנוח דעתם ויונפק האישור הסופי.

6. בדיקות מקדימות באתר

באירועים שבהם מותקנים אלמנטים מורכבים שיותקנו מעל ראשי הקהל כדוגמת טראס תאורה, אוהלים וכדומה אנו ממליצים שמהנדס הקונסטרוקציה יגיע לאתר לבמהלך בנית הגשר והתקנת ציוד התאורה לפני שמרימים את גשר התאורה לגובהו הסופי כשהוא עדין בגובה עבודה. דבר זה מאפשר למהנדס לעבור ולבדוק את הגשר עצמו ברמה פרטנית יותר, את הימצאות כבלי האבטחה (safety) לכל הפנסים ומציאת פגמים אפשריים וחוסרים באופן ההרכבה כדוגמת פינים, סדקים בטראס וכד'. דבר זה אינו אפשרי לביצוע נאות כשהטראס למעלה בגובהו הסופי. יתכן כי המהנדס יגיע פעמיים או יותר לאתר אך רמת הבקרה באירוע עולה במאות אחוזים. בדיקות חוזרות באתר עשויות להגדיל עלויות אך זכרו שתשלום של כמה מאות שקלים יכול למנוע אסון כבד.

7. מתי צריך חישובים סטאטיים למתקנים?

חישובים סטאטיים נזקקים לכל מתקן, במה, גשר תאורה, המותקנים באירוע. על פי חוק רישוי עסקים (תקן ישראל 5688) לכל מתקן מסוג זה חייב להתווסף תיק מוצר ואישורי מהנדס המצהיר על חוזק המתקן המשקל שניתן להתקין עליו והתאמות של כל הנ"ל לכל אירוע ואירוע. באלמנטים שבהם קימות טבלאות יצרן אין צורך בחישובים סטאטיים אלא בבדיקה כי אכן המשקל שהותקן עומד בטבלאות. אותו הדבר לגבי אוהלים. מתקנים ייעודים המותקנים באתר כדוגמת גשר הליכה על חבל, מתקן אומגה מיוחד או גשר מורכב לתאורה בעל משקל חריג מצריכים אישור מהנדס ולעיתים ליווי של חישובים סטטיים למתקנים. כל אלמנט המהווה מפרש רוח מחויב בחישובים סטטיים לצורך קביעת כמות המשקולות לצורך ייצובו כדוגמת: מגדלים, מסכי הקרנה, קירות מסך ועוד...

על כן לפני כל אירוע חשוב לא רק להתייעץ עם יועץ בטיחות אלא עם מהנדס אזרחי רישוי (קונסטרוקטור) שיכול לתת פתרונות. שימו לב, מהנדס אזרחי רישוי עדיף על הנדסאי בניין או יועץ ממונה בטיחות. גם בגלל נושא זה. המצב האופטימלי הוא שיועץ הבטיחות הוא גם מהנדס אזרחי רישוי וכך אתם מקבלים את מלוא ההכוונה והמקצועיות.

8. מתי צריך לבצע את הסיור המהנדס לפני האירוע ואישורו?

באירועים המוגדרים קטנים עד מאות בודדות של אנשים ניתן לקיים את תהליך הרישוי הסופי כשלוש שעות לערך לפני תחילת האירוע. הדבר מאפשר זמן מספיק לתיקונים במידה ויתגלו ליקויים.

באירועים גדולים רצוי מאוד לקיים סיור רישוי בלילה לפני האירוע בכדי לבדוק לעומק את נושא תאורת החירום והשילוט ואיתור ליקויים המצריכים תיקון גדול יותר משעות ספורות.
אני מאחל לכם הפקה מוצלחת ואירוע נעים.
הכותב הינו רמי שמש, מהנדס ומנכ"ל רשגד חברה להנדסה, בטיחות ואדריכלות.